Stephen Clarke
Hitel: szállítva
A kormányhivataloknak ügyelniük kell arra, hogyan használják és konfigurálják a Microsoft 365-höz hasonló rendszereket – figyelmeztetett a főlevéltáros.
Az „örökzöld” információkezelési szoftvermegoldások, elsősorban a Microsoft 365 bevezetése számos kihívást támasztott – figyelmeztetett az Archives NZ-Te Rua Mahara o te Kāwanatanga vezetője a hivatal éves jelentésében a kormányzati közigazgatás helyzetéről.
“Megfelelően konfigurálva ez egy robusztus információkezelő rendszer, de ezeknek a termékeknek az örökzöld és folyamatosan fejlődő természete aktív felügyeletet és éberséget igényel, hogy a rendszerkonfigurációk relevánsak és hatékonyak maradjanak a felhasználói szervezet számára” – mondta Stephen Clarke, aki lemondott október, írta.
A Microsoft 365 csomagot gondos konfigurációval kell elfogadni, hogy biztosítva legyen a kormányzati információ- és iratkezelési szabványoknak, valamint a nyilvános nyilvántartásokról szóló törvénynek való megfelelés – írta Clarke.
„A Microsoft 365 felhőalapú irodai hatékonyságnövelő csomag információkezelési és archiválási platformként való bevezetése átalakította a közszférát itt és Tasmániában is, így a szervezetek már több mint 100 alkalmazáshoz férhetnek hozzá egyetlen licenc alatt” – írta Clarke. .
Az ügynökségek és szolgáltatók egyik vezető kérdése azonban az volt, hogy „kompatibilis-e az M365?”.
Te Rua Mahara, aki decemberben bocsánatot kért saját megsértése miatt, erre a kérdésre útmutatást adott a közszféra szabványok szerinti kötelezettségeiről, és arról, hogyan teljesítheti ezeket a Microsoft 365-tel.
“Ebbe beletartozik a konfigurációs segítségnyújtás, a megfelelő szintű felügyeleti licencek biztosítása, harmadik féltől származó kiegészítők használata az információ- és iratkezelési funkciókhoz, valamint az M365-ön belüli információkezeléshez használt adminisztratív alkalmazások és eszközök szervezeti ismereteinek fejlesztése.”
Az Archives NZ útmutatást is adott a szervezeteknek a szoftver használatához és kötelezettségeik teljesítéséhez a legjobb konfiguráció, a megfelelő licencszerződések, valamint az elektronikus dokumentum- és iratkezelő rendszerekkel vagy vállalati tartalomkezelő rendszerekkel való integráció mellett.
Az év során a Te Rua Mahara azt is megvizsgálta, hogy a gépi tanulási eszközök és a hiperskálás felhőképességek segíthetnek-e az információk elemzésében, valamint más információs és archiválási kihívások megoldásában.
Az ügynökség támogatást kapott az Innovációs Alap Partnerség Digitális Kormányzatától a koncepció bizonyítására.
Tavaly február és július között a projekt célja annak tesztelése volt, hogy lehetséges-e ezen eszközök automatikus minősítésre, illetve annak megállapítása, hogy mely törlési jogosultságok vonatkoznak az információkra, iratokra. Azt is megvizsgálta, hogy az eszközök képesek-e azonosítani a közösségek számára érdekes anyagokat, különösen a maorik számára érdekes információkat.
Ügynökségekkel, technológiai partnerekkel, Microsoft és Amazon Web Services, valamint információkezelési szakértőkkel együttműködve az Archives NZ felfedezte, hogy ez nagy pontossággal meg is valósítható.
Egy másik projekt azonban kevésbé sikerült.
A Te Rua Mahara elmondta, hogy “nagyon tudatában van” a Collections Search rendszerének teljesítménybeli problémáinak, amióta az 2022 februárjában elindult.
“A Collections Search célja, hogy megkönnyítse ügyfeleink számára a gyűjtemények elérését, és elfogadjuk, hogy ez nem mindig volt így” – írta Clarke. „Továbbra is elkötelezettek vagyunk amellett, hogy szolgáltatónkkal együttműködve javítsuk a Collections Search szolgáltatást, hogy teljes mértékben működőképes és pozitív, folyamatos ügyfélélményt biztosítsunk a rendszer javítása közben.
Clarke lemondott a főlevéltári posztról, hogy a digitális technológiához és az átalakuláshoz szorosabban illeszkedő lehetőségeket keressen.
Október óta a belügyi osztály digitális kutatási igazgatója, egy piaci szkennelési projektet hajtott végre a feltörekvő Data Lake technológia alkalmazásáról a felhőben található strukturálatlan adatok értékének feltárására és a megfelelőség mint fogyasztható szolgáltatásra.
Anahera Morehu 2022. október 17-től legalább hat hónapig megbízott főlevéltáros.
Vállalati szoftverek címkézéseArchivingSoftware mint szolgáltatásmicrosoft 365ArchivesNZgovernmentSaaSpublic szektor
.